安全分享與集中儲存
對內對外檔案交換改為連結或受控空間，支援到期撤銷、密碼與裝置限制；集中儲存便於備份、搜尋與權限繼承，降低附件散落信箱與聊天軟體的風險。
服務型組織常面臨Email 夾帶大檔、版本分散、客戶不知道檔案送哪裡等問題。現代安全檔案協作平台將分享、儲存、請求補件、電子簽核與待辦追蹤收斂到結構化、可稽核的空間，並可搭配品牌化的客戶入口，讓對外體驗一致、對內減少重工。
亮易科技從流程與資料分類出發，協助您選型、權限設計、目錄與範本建立，以及與Microsoft 365、Google Workspace、CRM／ERP等既有工具的銜接。無論是報稅季大量收件、法律案件卷宗、金融開戶文件、保險理賠附件或醫療院所的檔案交換，皆可依產業合規節奏調整保存年限、稽核軌跡與下載控管。
服務範圍
客戶入口與品牌體驗
為客戶建立獨立登入區域或專案工作區，呈現貴司識別與清楚動線（上傳、簽名、查看進度），減少「這封信要回覆給誰」的溝通成本。
請求、指派與待辦
以表單或範本向客戶／廠商請求特定文件或資料，指派內部處理人並追蹤截止日；適合週期性報表、盡職調查清單或專案交付檢核。
電子簽核與流程
將合約、同意書或內部簽核表單電子化，掌握誰已簽、誰待辦；可與檔案庫連動，簽署完成後自動歸檔到約定路徑。
專案與工作區檢視
以專案或客戶維度彙整檔案、簽核與請求狀態，方便主管與窗口一眼掌握進度，取代多封轉寄信與試算表追蹤。
整合與自動化
與 Outlook、Teams、雲端硬碟、會計或 CRM 等系統整合，減少重複上傳；必要時透過 API 或自動化平台觸發通知、建資料夾或回寫狀態。
產業與情境對照
- 會計／稅務：報稅季集中收齊憑證與表格，版本與時間序清楚，減少峰值人力塞車。
- 法律：案件資料與對造交換檔案分區存放，下載與轉寄可稽核。
- 金融：開戶、KYC、補件循環標準化，搭配內部覆核關卡。
- 保險：理賠附件與往來紀錄集中，便於審核與時效管理。
- 醫療與長照：在符合個資與院所規範下，進行院內外檔案交換與家屬溝通附件管理。
導入流程
- 現況與痛點訪談 — 盤點目前交件方式、容量、合規關鍵字與 IT 邊界。
- 架構與權限設計 — 目錄階層、群組／外部使用者模型、保留政策與稽核需求。
- 試作工作區 — 選定一條真實流程（例如單一客戶類型）跑通上傳、簽核與通知。
- 整合與教育訓練 — 連接信箱／行事曆／既有系統；分眾課程給管理員、窗口與客戶說明。
- 上線與優化 — 正式切換、監看使用量與錯誤態樣，調整範本與自動化規則。
交付項目（依專案調整）
- 需求摘要、資料分類與權限矩陣建議。
- 目錄結構、範本庫與客戶入口版型設定說明。
- 管理員與一般使用者操作手冊、常見問答。
- 整合設定紀錄、上線檢核表與後續擴充建議。